Vertrouwen

Met de introductie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) zijn organisaties verplicht beleid te hanteren die de bescherming van persoonsgegevens waarborgt volgens de wetgeving die daarop van toepassing is. Lasso-concepten vindt het belangrijk om aan de AVG te voldoen. De wet is van kracht vanaf 25 mei 2018.

Welke gegevens administreren wij

Lasso-concepten biedt abonnementen aan voor het gebruik van software die ingezet kan worden om allerlei administratieve taken te ondersteunen. De gebruikers betalen maandelijks het abonnementsgeld waar ook de basis ligt voor administratie van de persoonsgegevens. De gebruikers betalen hun abonnementsgeld door middel van automatische incasso. Dit betekent dat hiervoor ook betalingsgegevens worden geadministreerd zoals de organisatiegegevens het IBAN-nummer en de machtiging voor incasso. Verder worden gegevens geadministreerd die het mogelijk maken om met de abonnementhouder te communiceren. Daarbij kan gedacht worden aan telefoonnummers, e-mailadressen en social-media-accounts. Al deze registraties zijn bedoeld om het onderhoud van de relatie van de abonnementhouder en Lasso-concepten.

Naast de abonnementhouders administreert Lasso-concepten ook gegevens van samenwerkingspartners, adviseurs en leveranciers en prospects. Hierbij gaat het concreet om hun medewerkers, vrijwilligers en contactpersonen om relaties mee te onderhouden dan wel op te bouwen.

Lasso-concepten administreert daarnaast nog in algemene zin personen die op een of andere wijze verbonden willen zijn met Lasso-concepten, of op de hoogte willen worden gehouden van activiteiten en/ of ontwikkelingen binnen Lasso-concepten.

Welke gegevens registreren wij niet

Lasso-concepten administreert geen gegevens die betrekking hebben op medische omstandigheden, ras, religie, godsdienst geaardheid of politieke voorkeur.

Toestemming

Alle personen waarvan gegevens worden geregistreerd wordt om toestemming gevraagd. Dit geldt ook voor de personen die reeds in de administratie zijn opgenomen. De personen die niet reageren op het verzoek tot instemming voor registratie worden in principe verwijderd. Hierop zijn uitgezonderd de registraties van de bestaande leden. Hiervan wordt verondersteld dat zij akkoord zijn gegaan opgenomen te worden in de administratie met het afsluiten van het abonnement.

Alle andere persoonsgegevens zullen (op termijn) uit de administratie verwijderd worden als er geen explicatie toestemming wordt ontvangen. Voor het verkrijgen van toestemming wordt één jaar vanaf ingangsdatum privacy-beleid de tijd genomen.

Toestemming wordt gevraagd door middel van een per e-mail toe te sturen instemmingsverzoek. Bij de geregistreerde persoon zal een acceptatieverklaring  worden toegevoegd aan zijn of haar dossier. Bij de overige persoonsgegevens zal een duidelijke doelverbinding worden vermeld en wordt de gegevensbeperking duidelijk uitgelegd. De verstrekte toestemming van de betrokkene wordt geregistreerd en is te allen tijde te overleggen aan de betrokkene.

Inzage

De abonnementhouders hebben te allen tijd toegang tot hun eigen gegevens via “mijn-Lasso”.

Verwijdering

De betrokkene heeft het recht om vergeten te worden. Dit betekent dat Lasso-concepten op verzoek de gegevens van betrokkene verwijdert. In alle andere gevallen worden bij beëindiging van de relatie de gegevens na 2 jaar worden verwijderd of geanonimiseerd. Uitgezonderd daarop zijn de gegevens die aan een ander wettelijk regime zijn onderworpen. Bijvoorbeeld de bewaarplicht van de financiële administratie. Deze termijn is vastgesteld op 5 jaar na de controletermijn in totaal 7 jaar.

Aanpassing

De betrokkene heeft recht op inzage en aanpassing van zijn gegevens. Als betrokkene van mening is dat de administratie niet juist is en aangepast dient te worden heeft de betrokkene recht op aanpassing dan wel op een specifieke vermelding die naar mening van betrokkenen recht doet aan de opvatting van betrokkene.

Werken met gegevens

Lasso-concepten werkt dagelijks met persoonsgegevens. Raadplegen, analyse en selectie en gegevensuitwisseling vindt plaats in of middels het Lasso-systeem. Alleen medewerkers waarmee een speciale overeenkomst is afgesloten toegang tot de persoonsgegevens. In deze overeenkomst zijn afspraken opgenomen over gegevensbeveiliging en vertrouwelijkheid.

Verstrekking aan derden bij samenwerking

Lasso-concepten verstrekt alleen gegevens aan derden waar een verwerkersovereenkomst mee is afgesloten en waarbij dit noodzakelijk is voor het functioneren van de vereniging.

Verstrekking aan derden met een commercieel belang en of doelstelling

Lasso-concepten zal nadrukkelijk geen gegevens beschikbaar stellen dan wel verkopen aan derde waarbij het gebruik van deze gegevens een commerciële doelstelling heeft.